Importe (Uploads)

Auf der Seite Importe (/uploads) laden Sie die Exporte Ihrer Verkaufs- und Zahlungsquellen hoch. KanzleiSynchron erkennt die Quelle automatisch aus den Spaltenköpfen und verarbeitet die Datei sofort.

Unterstützte Quellen

Live (produktiv nutzbar): Stripe, Shopify, Amazon, PayPal, Klarna, e-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) und DATEV-EXTF.

Beta / in Entwicklung: Silverflow und eine direkte Bank-Anbindung. Diese Quellen sind noch nicht für den produktiven Monatsabschluss freigegeben. Eine vollständige Übersicht steht unter Unterstützte Quellen.

Eine Datei hochladen

1. Öffnen Sie Importe in der Navigation.
2. Klicken Sie auf Datei hochladen oder ziehen Sie die CSV in die Drop-Zone.
3. KanzleiSynchron liest die Spaltenköpfe und zeigt die erkannte Quelle an (z. B. „Stripe”). Stimmt die Erkennung nicht, wählen Sie die Quelle manuell aus.
4. Klicken Sie auf Hochladen. Die Datei wird sofort verarbeitet.
5. Nach dem Verarbeiten sehen Sie die Zahl importierter Zeilen und etwaige übersprungene Zeilen.

Zuerst mit einem Beispiel testen

Jede Quelle hat eine Schaltfläche Beispiel laden. Damit laden Sie eine gültige Beispiel-CSV und sehen das erwartete Format, bevor Sie eigene Daten hochladen.

Was Sie hochladen sollten

Für eine vollständige Abstimmung brauchen Sie pro Periode mindestens:

• eine Verkaufsquelle (z. B. Shopify-Bestellungen) und
• die passende Zahlungs-/Auszahlungsquelle (z. B. Stripe-Payouts oder PayPal-Transaktionen).

Erst dann kann der Abgleich Bestellungen gegen tatsächliche Geldeingänge matchen.

Format-Anforderungen

• Akzeptierte Dateitypen: Der Upload-Auswahldialog akzeptiert .csv, .zip, .pdf, .xml, .json, .sta und .txt. CSV-Dateien am besten als UTF-8. ZIP-Archive dürfen nur CSV-Mitglieder enthalten.
• Spaltenköpfe: unverändert aus dem Original-Export lassen — daran erkennt KanzleiSynchron die Quelle.
• Beträge: im Format des jeweiligen Anbieters; die Umrechnung in das DIN-5008-Format (1.234,56 €) übernimmt KanzleiSynchron.
• Zeitraum: Laden Sie den Export für genau die Periode, die Sie abstimmen.

Automatische Erkennung vs. die Quelltyp-Auswahl

CSVs, Bank-XML (CAMT.053), MT940 (.sta) und Silverflow-JSON werden automatisch erkannt — belassen Sie die Quelltyp-Auswahl auf dem Standardwert Automatisch erkennen.

E-Rechnung-XML ist die Ausnahme: Sie wird nicht automatisch erkannt. Öffnen Sie die Quelltyp-Auswahl und wählen Sie vor dem Upload „E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)” (Post an /uploads/E_RECHNUNG). Die vollständige Liste der unterstützten Formate steht unter Unterstützte Quellen.

Hinweis zu Spaltenköpfen der deutschen Bank-CSV

Eine deutsche Bank-CSV muss die Spaltenköpfe Buchungstag / Betrag verwenden (das Sparkassen-CSV-CAMT-Layout). Eine Datei mit den Köpfen Datum / Umsatz wird zwar als Bank-CSV erkannt, die Spalten lassen sich jedoch nicht zuordnen — exportieren Sie mit dem Buchungstag/Betrag-Layout neu.

Periodenkonflikt und „Trotzdem importieren”

Liegen die Transaktionen einer Datei außerhalb der Periode, in die Sie hochladen, liefert der Upload einen Periodenkonflikt (422). Sie können dennoch trotzdem importieren, dies erfordert jedoch eine nicht leere Begründung, und diese Übersteuerung wird im Audit-Log protokolliert.

Wenn etwas schiefgeht

Was Sie sehen	Ursache	Was zu tun ist
Quelle nicht erkannt	Spaltenköpfe wurden verändert oder die Quelle ist nicht unterstützt	Original-Export ohne Änderungen erneut exportieren; Quelle ggf. manuell wählen
Übersprungene Zeilen	Einzelne Zeilen sind unvollständig oder fehlerhaft	Zeilennummern im Bericht prüfen, im Quell-Export korrigieren, neu hochladen
0 Zeilen importiert	Falsche Datei oder leerer Zeitraum	Richtige Datei/Periode prüfen
Falsches Format	Datei ist kein CSV (z. B. XLSX)	Im Anbieter-Tool als CSV exportieren

Eine fehlerhafte Datei können Sie jederzeit erneut hochladen. Ein erneuter Upload mit demselben Dateinamen ersetzt den vorherigen Import — es zählt die jüngste Version. Eine Ausnahme: Eine Datei, die 0 Zeilen importiert, ersetzt den vorherigen guten Import nicht, sodass ein fehlerhafter Re-Export keine gültigen Daten überschreiben kann.

Fehlerbericht je Zeile herunterladen

Zu jedem Upload können Sie einen Fehlerbericht je Zeile als CSV herunterladen (Endpunkt /uploads/<datei>/errors?format=csv). Er listet genau, welche Zeile aus welchem Grund übersprungen wurde — ideal zum gezielten Korrigieren im Quell-Export.

Fehlende Gegenbuchung (NEEDS_COUNTERPART)

Laden Sie eine Quelle hoch, deren passendes Gegenstück noch fehlt (z. B. Shopify-Bestellungen ohne die zugehörige Zahlungs-/Bankquelle), erscheint auf der Ausnahmen-Seite eine bernsteinfarbene Hinweiskarte mit Status NEEDS_COUNTERPART. Laden Sie die fehlende Gegenquelle hoch — dann kann der Abgleich matchen. Trifft der Hinweis nicht zu (z. B. reiner PayPal-Mandant), lässt er sich verwerfen.

PDF-Belege

PDF-Dateien werden gespeichert, aber nicht geparst (source_type='PDF', parse_status='SKIPPED'). Sie dienen als Beleganhang und fließen nicht in den Abgleich ein.

Nächster Schritt

Nach dem Upload läuft der Abgleich automatisch. Weiter zum Klären der Ausnahmen.