Team verwalten

Diese Seite richtet sich an den Kanzlei-Admin (Rolle merchant_admin). Sie beschreibt, wie Sie Teammitglieder unter Einstellungen → Team (/settings/team) verwalten.

Teammitglied einladen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Team (/settings/team).
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
3. Wählen Sie eine Rolle (siehe unten).
4. Einladen. Die Person erhält Zugang zu diesem Mandanten.

Rollen

Der Einladungsdialog vergibt eine dieser App-Rollen (Mandanten-Ebene) — jede Person hat genau eine Rolle:

Rolle (Schlüssel)	Anzeigename	Was sie darf
merchant_admin	Kanzlei-Admin	Alles wie Sachbearbeiter plus Team verwalten, Mandanteneinstellungen ändern und die Datenlöschung (DSGVO) auslösen.
reviewer	Sachbearbeiter	Tägliche Arbeit: Importe, Abstimmung, Ausnahmen klären, prüfen. Kann kein Team verwalten und keine Einstellungen ändern.
viewer	Betrachter	Nur-Lese-Zugriff.

Die Rolle super_admin und die übrigen /ops-Konsole-Rollen sind eine separate Ebene und werden hier nicht vergeben — die vollständige Gegenüberstellung steht unter Rollen & Berechtigungen.

Ein Pending-Mitglied freischalten

Personen, die sich selbst registrieren (unter /sign-up) — abgesehen vom allerersten Konto bei einem frischen Deploy, das automatisch merchant_admin wird — kommen als pending ohne Rechte an. Sie erscheinen in der Mitgliederliste und bleiben ausgesperrt (403 „Your account is awaiting activation by a tenant administrator”), bis Sie ihnen eine Rolle geben.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Team (/settings/team).
2. Suchen Sie die Pending-Person in der Liste.
3. Setzen Sie ihre Rolle (z. B. reviewer oder merchant_admin). Der Zugang gilt sofort.

Betreiber-Alternative

Bei einer selbst gehosteten Installation kann der Betreiber jemanden direkt vom Server aus befördern:

sudo ./ks-setup-helper.sh --grant-admin <email> [--grant-role merchant_admin|super_admin]

Standard ist merchant_admin (die App); --grant-role super_admin gewährt stattdessen die /ops-Konsole. --dry-run zeigt eine Vorschau, ohne die Datenbank zu verändern.

Sperren und reaktivieren

In der Mitgliederliste können Sie jede Person sperren oder wieder reaktivieren:

• Sperren entzieht den Zugang sofort, bis die Person reaktiviert wird. Vor dem Sperren erscheint eine Bestätigungsabfrage.
• Reaktivieren stellt den Zugang sofort wieder her.

Gesperrte Mitglieder bleiben in der Liste, sind aber als gesperrt markiert.

Warum mindestens zwei Personen

Der Periodenabschluss läuft nach dem Vier-Augen-Prinzip: Wer eine Periode abschließt, darf sie nicht selbst angelegt haben. Dieser Gate prüft Ersteller ≠ Abschließender und lässt sich nicht umgehen.

Mindestens zwei aktive Personen

Hat ein Mandant nur eine Person mit Zugriff, lässt sich keine Periode abschließen — und damit kein DATEV-Export erzeugen. Laden Sie daher früh eine zweite Person ein.

Nächster Schritt

Steuerberater-Kanal einrichten, damit das Übergabepaket beim Steuerberater ankommt. Hintergrund zu den Rollen: Rollen & Berechtigungen.